Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 13 Août 2026

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La protection de vos renseignements personnels est au cœur de la mission de Forsiba
(« l'Entreprise », « nous », « notre »). En tant qu'éditeur de solutions logicielles SaaS spécialisé dans l'inspection et la planification financière des bâtiments, nous nous engageons à traiter les données avec la plus grande rigueur, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) (la « Loi ») et aux normes pancanadiennes. C’est dans cette optique que nous avons adopté la présente politique de confidentialité (la « Politique »).

 

1. CHAMP D'APPLICATION

Cette Politique s'applique à l'utilisation de notre site web, à notre logiciel SaaS d'inspection et de gestion du carnet d'entretien (la « Plateforme »), nos systèmes d’information ainsi qu'aux processus de paiement gérés par Stripe.

 

2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

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2.1 Renseignements collectés par l’Entreprise 

L’Entreprise agit à titre de responsable du traitement uniquement pour les renseignements personnels collectés directement auprès de ses clients et prospects aux fins de la gestion des comptes, de la facturation, du support technique et de l’amélioration de la plateforme :

• Identité et contact : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone (clients, utilisateurs), adresse postale, Identifiants de connexion.

• Moyens de paiement : Les informations de paiement sont collectées directement par notre partenaire de paiement. Nous n'avons pas accès à vos numéros de carte de crédit.

• Données de navigation : Adresses IP et témoins (cookies) collectés via le site web et google.

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2.2 Renseignements et informations gérées par les utilisateurs de la Plateforme

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, nos clients (inspecteurs, gestionnaires d'immeubles, techniciens) téléversent, stockent et traitent des données d'actifs immobiliers ainsi que des données financières et techniques de tiers liées à des bâtiments
(les « Données Hébergées »). L’utilisateur reconnaît que l’Entreprise ne procède à aucune collecte directe de ces Données Hébergées et n'en détermine ni les finalités ni l’usage. L’Entreprise agit exclusivement en qualité de mandataire technique et de prestataire d'hébergement sécurisé, sur instructions de ses clients.

En conséquence, l'obligation d'informer les personnes concernées, d'obtenir leur consentement préalable et de répondre à leurs demandes d'accès ou de rectification concernant les Données Hébergées incombe de manière exclusive au client de l'entreprise, en sa qualité de premier et unique Responsable du traitement de ces données de bâtiments.

 

Les Utilisateurs de la Plateforme, dans le cadre de son utilisation et exploitation, peuvent enregistrer les données suivantes : 

 

• Données immobilières : Adresse complète des bâtiments, descriptions techniques détaillées et composants de construction (nécessaires au carnet d'entretien), photos de bâtiment 

• Données financières des copropriétés : Montant de solde disponible au Fonds de prévoyance, montant de contributions régulières, Montant de contributions spéciales, Taux d’intérêt des comptes de placement.

• Coordonnées des contacts, administrateurs, syndicats de copropriété : pouvant inclure les données suivantes : Adresse postale, Nom, Prénom, Adresse courriel, Numéro d’entreprise du Québec

• Données de maintenance des bâtiments : Composants de construction, détail de maintenance, Date de maintenance, photos de bâtiments 

2.3 Technologies de sélection, de profilage et de localisation (témoins/cookies) 

Notre site web et notre Plateforme utilisent des fichiers témoins (cookies) et des technologies similaires permettant de collecter des données de navigation (telles que l'adresse IP, le type de navigateur et le comportement de navigation). Certaines de ces technologies peuvent être qualifiées de fonctions d'identification, de profilage ou de localisation au sens de la législation québécoise. En conformité avec la législation en vigueur, ces fonctions de profilage et de suivi sont désactivées par défaut. Lors de votre première visite, un bandeau de gestion des consentements vous permet d'activer expressément ou de refuser le dépôt de témoins non essentiels (témoins de performance ou publicitaires). Les témoins strictement nécessaires à l'architecture de sécurité, à l'authentification et à la fourniture technique de la Plateforme ne peuvent être désactivés, leur refus pouvant empêcher le fonctionnement normal de l'application.

 

3. FINALITÉS ET NON-COMMERCIALISATION

 

L'Entreprise ne vend, ne loue, ni ne commercialise vos données à des tiers à des fins publicitaires.

La collecte est limitée aux fins suivantes :

• Fourniture du service (inspection, planification financière, gestion immobilière).

• Gestion administrative, facturation et support technique.

• Collaboration avec nos partenaires intégrateurs et revendeurs pour la formation et le support local.

• Optimisation de notre site web, de notre Plateforme et réponse aux demandes via les formulaires de contact.

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4. PARTENAIRES EXTERNES ET SOUS-TRAITANTS

 

Pour assurer nos services, nous utilisons des partenaires de renommée mondiale. En utilisant nos services, vous reconnaissez que vos données peuvent être traitées par ces tiers selon leurs propres politiques de confidentialité :

• Hébergement et Infrastructure Web (Wix) : Notre site web est déployé via Wix. Ils collectent certaines données de navigation et de formulaires.

  • Consulter la Politique de confidentialité de Wix.

• Traitement des paiements (Stripe) : Toutes les transactions financières sont sécurisées et traitées par Stripe.

  • Consulter la Politique de confidentialité de Stripe.

• Communications et Gestion (Google & ERP interne) : Nous utilisons Google pour la gestion des courriels et un système ERP interne pour le suivi de vos dossiers.

  • Consulter la Politique de confidentialité de Google.

• Réseau de distribution : Des partenaires intégrateurs et revendeurs peuvent accéder aux données strictement nécessaires pour assurer la vente, la formation ou le support.

 

5. HÉBERGEMENT DES DONNÉES

 

5.1 Localisation

 

Bien que certains partenaires technologiques puissent opérer à l'échelle internationale, les données liées au logiciel SaaS (données de bâtiments, inventaires, composants) sont hébergées au Canada afin de répondre aux exigences de proximité et de sécurité de nos clients canadiens.

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5.2 Durée de conservation des Renseignements personnels

L’Entreprise conserve les renseignements personnels collectés uniquement pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites à la présente Politique, ou pour satisfaire à ses obligations légales, fiscales et réglementaires. Conformément aux Conditions Générales d’Utilisation (CGU), l’ensemble des données du Client (incluant les données immobilières, financières et les renseignements personnels des utilisateurs liés) sera supprimé de manière définitive, irréversible et sécurisée de nos serveurs de production et de sauvegarde dans un délai maximal de trente (30) jours suivant l'expiration ou la résiliation du contrat d'abonnement, à moins qu'une obligation légale de conservation prolongée ne s'impose à l'Entreprise.

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5.3 Transferts de renseignements personnels hors du Québec 

Aux fins de l’exécution des services SaaS, de la gestion administrative et du traitement des transactions financières, certains renseignements personnels sont susceptibles d'être communiqués, stockés ou traités à l'extérieur de la province de Québec, notamment dans d'autres provinces canadiennes ou aux États-Unis. Conformément aux exigences de la Loi, l'Entreprise procède préalablement à toute communication à une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin de valider que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, conforme aux principes généralement reconnus en matière de protection des données, et encadre ces transferts par des engagements contractuels de non-divulgation et de sécurité.

 

6. SÉCURITÉ ET CONFORMITÉ 

6.1 Gestion et notification des incidents de confidentialité

L’Entreprise a mis en place un protocole interne de gestion des incidents de sécurité. Au sens de la Loi, un incident de confidentialité s’entend de tout accès, utilisation ou communication non autorisée d'un renseignement personnel, ainsi que de sa perte ou de toute autre forme de violation de sa protection.

 

6.2 En cas d'incident de confidentialité avéré présentant un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, l’Entreprise s’engage à :

 

• Aviser avec diligence la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec selon les modalités prescrites par la Loi ;

• En informer directement et par écrit les personnes touchées, ainsi que le client corporatif liant l'utilisateur dans un délai maximal de soixante-douze (72) heures après avoir pris connaissance de l'incident, afin de permettre la mise en œuvre de mesures de mitigation des risques.

 

6.3 Chiffrement des données Partenaires technologiques

Nous utilisons des protocoles de chiffrement avancés (Certificat SSL) pour l’ensemble des outils et plateformes technologiques utilisées. 

 

Nos partenaires respectent les standards PCI-DSS et ISO les plus stricts.

 

6.4 Modifications de la présente Politique 

 

L'Entreprise se réserve le droit de modifier, d'altérer ou de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment afin de refléter l'évolution de ses pratiques de traitement des données, le développement de nouvelles fonctionnalités de la Plateforme ou les changements législatifs en vigueur. En cas de modification substantielle, la date de révision sera mise à jour en haut de page et un avis écrit (par courriel ou via une notification contextuelle sur la Plateforme) sera communiqué aux utilisateurs au moins trente (30) jours avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version. 

 

La poursuite de l’utilisation de nos services après l'expiration de ce préavis emporte acceptation tacite des nouvelles modalités. Si les modifications impliquent une nouvelle finalité de traitement nécessitant un consentement explicite, l'Entreprise sollicitera à nouveau ledit consentement.